bitkogan ✔

📝Чек-лист по выполнению задач

Что делать, когда у вас много задач, от клиентов, коллег, партнёров, руководства, и вы не справляетесь?

Нужен алгоритм, на который можно опереться. Конечно, «творческий хаос» – тоже интересный вариант, но иногда нужно действовать предельно быстро и точно. Предлагаем чек-лист для простых офисных задач (не проектов).

1️⃣ Определите, кто должен делать эту задачу, если не вы, то перенаправьте/делегируйте человеку который ее должен выполнить. Убедитесь, что он ее принял, либо сообщите, что вы берёте эту задачу в работу.

2️⃣ Если это ваша задача, то уточните:
▪️какой должен быть результат;
▪️есть ли примеры подобных выполненных задач;
▪️сроки выполнения (реальны ли они с учетом других ваших задач, которые уже распределены по слотам* рабочего времени);
▪️приоритетность;
▪️кто может помочь вам с выполнением;
▪️необходимую для выполнения информацию.

3️⃣ Проверьте информацию к задаче.
✔️Открываются ли все необходимые документы/архивы/ссылки;
✔️Все ли в них понятно, если нет, то уточните заранее, иначе создатель документа может быть недоступен.
✔️Если задача была поставлена в ходе созвона, сделайте резюме и согласуйте его с поставившим задачу.
❗️Лучше все уточнить одним разом, чтобы не тратить время на лишние действия и не ждать.

4️⃣ Проанализируйте задачу детально.
✔️Простая она или сложная (на какие этапы можно разбить).
✔️Соответствует ли вашему профилю. Если вам нужна помощь специалиста – запросите ее.
Предложите варианты решения и приступите к выполнению.

5️⃣ Если в процессе выполнения понимаете, что не успеваете (по объективным/личным причинам), возникают новые данные, держите в курсе тех, перед кем вы ответственны. Также уточняйте насколько актуальна/приоритетна задача.
Ведь вы можете потратить время на сложную и никому уже не нужную задачу.

6️⃣ Информируйте заранее о выполнении, чтобы была возможность корректировок и их согласования.

7️⃣ Если все в порядке, работа принята, и вопросов к вам нет (иногда лучше это уточнить), закрывайте задачу. То есть вычёркивайте, переводите в число сделанных – в зависимости от того, как у вас устроен учёт выполнения задач.

*Важно: по поводу времени, если вы король продуктивности, как Илон Маск, то можете работать 5-минутными интервалами. Или с 10-минутными, как Ингвар Кампрад — основатель IKEA. Но начинать лучше с часовых тайм-слотов.

#лайфхаки #тайм_менеджмент

@bitkogan

👍326🔥34👎21❤17👏5🤬3

www.group-telegram.com/us/bitkogan.com/20563

67.8K viewsedited  Mar 5, 2023 at 15:03

📝Чек-лист по выполнению задач

Что делать, когда у вас много задач, от клиентов, коллег, партнёров, руководства, и вы не справляетесь?

Нужен алгоритм, на который можно опереться. Конечно, «творческий хаос» – тоже интересный вариант, но иногда нужно действовать предельно быстро и точно. Предлагаем чек-лист для простых офисных задач (не проектов).

1️⃣ Определите, кто должен делать эту задачу, если не вы, то перенаправьте/делегируйте человеку который ее должен выполнить. Убедитесь, что он ее принял, либо сообщите, что вы берёте эту задачу в работу.

2️⃣ Если это ваша задача, то уточните:
▪️какой должен быть результат;
▪️есть ли примеры подобных выполненных задач;
▪️сроки выполнения (реальны ли они с учетом других ваших задач, которые уже распределены по слотам* рабочего времени);
▪️приоритетность;
▪️кто может помочь вам с выполнением;
▪️необходимую для выполнения информацию.

3️⃣ Проверьте информацию к задаче.
✔️Открываются ли все необходимые документы/архивы/ссылки;
✔️Все ли в них понятно, если нет, то уточните заранее, иначе создатель документа может быть недоступен.
✔️Если задача была поставлена в ходе созвона, сделайте резюме и согласуйте его с поставившим задачу.
❗️Лучше все уточнить одним разом, чтобы не тратить время на лишние действия и не ждать.

4️⃣ Проанализируйте задачу детально.
✔️Простая она или сложная (на какие этапы можно разбить).
✔️Соответствует ли вашему профилю. Если вам нужна помощь специалиста – запросите ее.
Предложите варианты решения и приступите к выполнению.

5️⃣ Если в процессе выполнения понимаете, что не успеваете (по объективным/личным причинам), возникают новые данные, держите в курсе тех, перед кем вы ответственны. Также уточняйте насколько актуальна/приоритетна задача.
Ведь вы можете потратить время на сложную и никому уже не нужную задачу.

6️⃣ Информируйте заранее о выполнении, чтобы была возможность корректировок и их согласования.

7️⃣ Если все в порядке, работа принята, и вопросов к вам нет (иногда лучше это уточнить), закрывайте задачу. То есть вычёркивайте, переводите в число сделанных – в зависимости от того, как у вас устроен учёт выполнения задач.

*Важно: по поводу времени, если вы король продуктивности, как Илон Маск, то можете работать 5-минутными интервалами. Или с 10-минутными, как Ингвар Кампрад — основатель IKEA. Но начинать лучше с часовых тайм-слотов.

#лайфхаки #тайм_менеджмент

@bitkogan

BY bitkogan