group-telegram.com/anastasiadovchenko/156
Last Update:
Рубрика «Ваши вопросы» пополняется интересными темами. Спасибо.
Кому хочется еще спросить — форма здесь. 😉
Иногда слышу примерно такой вопрос:
«Нужны ли автоматизированные базы данных? Или достаточно Excel?»
Короткий ответ: нужны 😉.
В целом считаю, что Excel — самый простой, базовый и необходимый продукт для хранения и работы с цифровыми данными, таблицами. При этом, как и любая программа, ей нужно научиться правильно пользоваться.
А вот с базами: сначала нужно ответить на вопрос, какие задачи вы хотите с их помощью решить?
Подробный ответ:
Я, как и большинство из нас, хочу таблетку от всех бед. Нажал на одну кнопку — и вот тебе и отчеты, и любые данные, и графики. Всё красиво и наглядно, быстро 😂.
По моему опыту, так идеально не получается.
Часто разработчики говорят: «программа автоматически всё сформирует - любая табличка, набор данных, которые сэкономят кучу времени и решат все проблемы».
На деле получается по-разному. И, к сожалению, многое из того, что приходилось автоматизировать, часто удлиняло процесс и усложняло работу. Это, кстати, касается и электронного документооборота. На мой взгляд, главная причина — это исполнители, то есть мы с вами.
Любая выгрузка или, в принципе, чтобы увидеть данные по умолчанию — нужно, чтобы кто-то как минимум их внес в программу. Причем зачастую это делается «вручную», а потом необходимо, чтобы каждый из нас системно пользовался и обновлял необходимый набор информации для дальнейшего автоматизированного использования.
Какой процент ваших подчиненных, коллег делал это сам и без контроля?
Заставить можно приказом, конечно, но насколько это исправит ситуацию?
Одним из действенных мотиваторов может стать то, что можно - сразу увидеть, «пощупать», оценить результат и пользу.
Вот список некоторых советов, которые могут пригодиться при внедрении баз, программ:
1. Необходимо определить цели и задачи базы данных, автоматизированной программы и системы.
2. Продумать структуру с учетом всех необходимых ячеек, форм и др.
3. Выгрузка данных должна быть простой, в том числе в Excel и наоборот.
4. Разработать четкие правила внесения данных, форматирования, вплоть до шрифтов (в том числе предусмотреть запреты на ввод данных не в «том» формате).
5. Подготовить регламент/правила внесения, обновления и пользования данными. Обязательно назначить ответственных.
6. Обозначить круг пользователей с разными уровнями доступа.
7. Предусмотреть систему мотивации и контроля хранения и ведения баз. Программа должна быть удобной на всех этапах использования. Здесь нужно показать реальные преимущества для всех пользователей. Например, продемонстрировать возможности — справка за месяц, быстрый свод данных и др. (вспомните свое банковское приложение — учет ваших расходов автоматически можно наглядно увидеть в виде диаграмм по категориям).
8.Определить сроки внесения данных на самых первых этапах (системность).
9. Обеспечить хранение данных, формирование архивов дополнительно, а также в простых таблицах — Excel.
10. Предусмотреть возможности «надстроек», технологических и современных обновлений.
Важно:
1. Набраться терпения. 😉
2. Обязательно проводить обучение сотрудников.
3. Периодически (при этом системно) напоминать о возможностях программы/базы.
И главное — «верхи» должны хотеть, использовать, мотивировать;
«остальные» — вынуждено подтянуться!😉
Дискуссии «на тему — надо или не надо», а также старые привычки и беседы «как было раньше» должны быть уничтожены на корню. 🙃
А еще помнить, что результаты красивых выгрузок - это инструмент для принятия решений, а не истина последней инстанции! Уметь «читать», анализировать, делать выводы - это за нами.😉
Анастасия Довченко